Análisis de datos para pymes: qué puedes responder con lo que ya tienes
«Análisis de datos» suele sonar a proyecto de seis meses, un consultor caro y un cuadro de mando que nadie abre. Para una empresa pequeña eso casi nunca sale a cuenta. Pero hay preguntas concretas que se responden con los archivos que ya salen de tu gestión, en una tarde.
El problema no es la falta de datos
Casi cualquier empresa con más de un centro o más de cien clientes tiene ya lo necesario: exportaciones de nómina, de ventas, de su programa de gestión. Lo que falta no son datos, es la pregunta y alguien que convierta el archivo en una respuesta.
El error habitual es empezar por la herramienta —un cuadro de mando, un panel de indicadores— en vez de por la decisión. Un panel con veinte indicadores no decide nada; responde a «¿cómo vamos?», que es una pregunta sin consecuencias. Las preguntas que cambian algo son más estrechas.
Dos preguntas que sí tienen respuesta
«¿Qué centros trabajan como los mejores y cuánto margen hay?» Si tienes varias tiendas, clínicas, sucursales o equipos que hacen un trabajo parecido, se pueden comparar bien: no contra la media, sino contra lo mejor que ya consigues en algún sitio, teniendo en cuenta varias actividades a la vez. Hace falta la plantilla en FTE y el volumen de actividad por unidad y mes, y al menos 5 unidades comparables.
«¿Qué clientes voy a perder y cuánto valen?» Si vendes de forma recurrente, con la fecha, el código de cliente y el importe se puede calcular el riesgo de que cada cliente no vuelva, por qué y cuánto vale a 12 meses. Hace falta al menos un año de historia.
Qué NO va a resolver esto
Conviene decirlo antes, no después:
- No sustituye tu criterio. Un modelo señala dónde mirar; por qué pasa lo que pasa en un centro concreto lo sabes tú, no el archivo.
- No arregla datos malos. Si las columnas están mal rellenadas o faltan meses, el resultado será malo por mucho método que se le ponga encima.
- Con pocas unidades o poca historia no hay nada que aprender. Con 3 tiendas o 4 meses de ventas, cualquier conclusión será ruido. Es mejor saberlo que recibir un número bonito.
- No predice lo que no está en los datos. Un cambio de local, una competencia nueva o una campaña no aparecen en una exportación de nóminas.
Cuánto cuesta probarlo
El análisis en pantalla es gratis y no hace falta registrarse: rellenas una plantilla de Excel, la subes y ves el diagnóstico completo. Los casos reales con datos públicos están abiertos y enteros, para que puedas juzgar el método antes de poner un solo dato tuyo.
Si tus datos están desordenados o no tienes tiempo de prepararlos, existe la opción de que lo hagamos nosotros a precio cerrado. Y antes de cobrar nada comprobamos que tus datos sirven para el análisis; si no sirven, se dice.
Dónde acaban tus datos
En tu ordenador. Las dos herramientas calculan en el navegador: el archivo no se envía a ningún servidor, no se guarda y nadie lo ve. Es la razón por la que se puede probar con datos reales sin pedir permiso a nadie ni firmar nada.
Pruébalo con tus datos o mira el caso real. El análisis en pantalla es gratis, sin registro, y el archivo no sale de tu ordenador.
Data analysis for small businesses: what you can answer with what you already have
"Data analysis" usually sounds like a six-month project, an expensive consultant and a dashboard nobody opens. For a small business that rarely pays off. But there are specific questions you can answer in an afternoon with the files your admin systems already produce.
The problem is not a lack of data
Almost any business with more than one site or more than a hundred customers already has what is needed: payroll exports, sales exports, extracts from its management software. What is missing is not data, it is the question and someone to turn the file into an answer.
The usual mistake is to start from the tool — a dashboard, a panel of indicators — instead of from the decision. A panel with twenty indicators decides nothing; it answers "how are we doing?", a question with no consequences. The questions that change something are narrower.
Two questions that do have an answer
"Which sites work like the best, and how much room is there?" If you have several stores, clinics, branches or teams doing similar work, they can be compared properly: not against the average, but against the best you already achieve somewhere, taking several activities into account at once. You need staffing in FTE and activity volume per unit and month, and at least 5 comparable units.
"Which customers am I about to lose and what are they worth?" If you sell repeatedly, then from the date, customer code and amount you can work out each customer's risk of not coming back, why, and their 12-month value. You need at least a year of history.
What this will NOT solve
Better said up front than afterwards:
- It does not replace your judgement. A model points at where to look; why a particular site behaves as it does is something you know and the file does not.
- It does not fix bad data. If columns are filled in wrongly or months are missing, the result will be poor however good the method on top.
- With few units or little history there is nothing to learn. With 3 stores or 4 months of sales, any conclusion is noise. Better to know that than to receive a tidy number.
- It does not predict what is not in the data. A move to new premises, a new competitor or a campaign do not show up in a payroll export.
What it costs to try
The on-screen analysis is free and needs no sign-up: fill in an Excel template, upload it and see the full diagnosis. The real cases built on public data are open and complete, so you can judge the method before putting in a single figure of your own.
If your data is messy or you have no time to prepare it, we can do it for you at a fixed price. And before charging anything we check that your data works for the analysis; if it does not, we say so.
Where your data ends up
On your computer. Both tools calculate in the browser: the file is not sent to any server, not stored and seen by nobody. That is why it can be tried with real data without asking anyone's permission or signing anything.
Try it with your data or read the real case. The on-screen analysis is free, with no sign-up, and the file never leaves your computer.